L'INSEGNAMENTO DELLA DOCUMENTAZIONE IN
ITALIA:
ASPETTI, ESPERIENZE, PROBLEMI RELATIVI ALLA PUBBLICA
AMMINISTRAZIONE.
1965
Quando nel 1965 mi venne affidato l'incarico di svolgere, per la prima volta in Italia, un regolare corso di Tecnica della documentazione presso la Scuola di Pubblicistica di Roma, il primo problema che si affacciò alla mia mente fu quello di inserire organicamente la nuova materia nel programma generale della Scuola. Dal momento che l'istituto stesso seguiva un indirizzo strettamente sociologico e che il pubblico cui mi dovevo rivolgere era composto in prevalenza di studenti universitari delle facoltà giuridiche-economiche-statistiche e di funzionari dello Stato, ritenni opportuno sottoporre ad attento esame tutto il problema della documentazione, per metterne in rilievo gli aspetti più significativi e più attuali.
Come è noto, in base alla definizione ufficiale della FID del giugno 1953, la documentazione è destinata a raccogliere e conservare, classificare e selezionare, diffondere e utilizzare qualsiasi tipo di informazione. Mi convinsi ben presto che anzitutto bisognava partire dall'analisi e dallo studio di questo importante fenomeno sociale. Ciò al fine di far comprendere la necessità assoluta di adottare una appropriata metodologia nell'affrontare e risolvere i molteplici procedimenti d'informazione che si presentano sempre in qualsiasi tipo di lavoro a carattere intellettuale, in ogni azienda pubblica o privata.
Dal momento che la documentazione prepara, facilita, accompagna, sempre e dovunque, l'informazione, mi parve indispensabile che il primo passo da compiere fosse quello di sottoporre all'attenzione dei discenti il fenomeno dell'informazione. L'importanza della documentazione veniva in tal modo a riflettersi non più sul solo mondo strettamente culturale, ma anche su quello ancor più vasto della società intiera. In tal modo documentazione e informazione venivano ad essere sempre più intimamente legate fra di loro, interessando il più vasto pubblico possibile ai problemi di carattere documentario, convinto come ero e come sono, della loro indispensabilità nello svolgimento di un qualsiasi tipo di lavoro. Nell'ambito poi della pubblica amministrazione, intesa quale insieme di organi dello Stato e di Enti pubblici che attendono al soddisfacimento dei pubblici generali interessi, la documentazione si rivelava chiaramente una guida indispensabile, uno strumento prezioso. Se si fosse seguitato a vedere in essa niente altro che "un'amplificazione ed un aggiornamento della bibliografia", l'interessamento per tale disciplina si sarebbe limitato alle sole biblioteche di cui gli organi suddetti dispongono, frustando completamente gli scopi della Scuola nella quale dovevo insegnare.
Ora c'è da tener presente che le interpretazioni date al vocabolo "informazione" sono diverse. Da quella che si collega agli studi sulla cibernetica e ne studia, sia pure con indirizzi differenti, ma analoghi fra loro, gli effetti filosofico-fisico-matematici, a quella che si riallaccia alla scuola sociologica classica e ne analizza i soggetti, i testi, gli strumenti, i fattori di conformità.
In Italia le due diverse correnti sono rappresentate: la prima dal noto Centro di Cibernetica e di attività linguistiche dell'Università di Milano, la seconda dalla già citata Scuola di pubblicistica istituita in seno alla Facoltà di scienze statistiche, demografiche e attuariali dell'Università di Roma.
Fra queste due correnti di studio, che sono forse le più moderne, esistono in Italia anche altre interpretazioni del fenomeno dell'informazione, quale quella della Scuola di demodossologia (disciplina che mira ad approfondire i presupposti sociali e psicologici dei processi informativi dell'opinione pubblica e a realizzare la migliore combinazione fra le notizie, il pubblico e gli strumenti impiegati) e tutte le altre, volte prevalentemente allo studio del giornalismo, esaminando più che altro quale fenomeno storico-letterario.
Per informazione, nella concezione sociologica del fenomeno, s'intende: ogni procedimento di comunicazione diretto a concretare in un precisato modo (con riferimento ad un determinato oggetto, con un ben definito scopo), il legame che si stabilisce fra un soggetto attivo e promotore, che informa, ed un soggetto recettivo, che viene informato, tramite appositi strumenti, meccanici e non meccanici. L'informazione va intesa nel significato del linguaggio scolastico e neo-scolastico del "dar forma a qualcosa, per portarla, tramite un messo, ad un soggetto ricettivo al fine di determinare la sua adesione".
La cibernetica o "tecnica dell'informazione" è quella branca della scienza moderna, denominata in tal modo dallo scienziato americano N. Wiener. Scopo di tale tecnica è quello di realizzare apposite macchine elettroniche, meraviglie dell'ingegno umano, sempre più perfezionate, le quali adempiano con rapidità alla funzione puramente operativa del cervello, eseguendo serie o gruppi di operazioni, secondo leggi prefissate. Ma bisogna tener presente che la macchina è un organismo privo di un suo proprio intelletto e che ha sempre bisogno dunque dell'impulso dell'uomo per mettersi in moto. Mai un apparecchio, anche il più perfetto, lo affermò il grande Einstein, saprà impostare da sé un problema. L'apparecchio non è quindi un soggetto attivo promotore, ma uno strumento meccanico di comunicazione. Del resto è nota l'apprensione dello stesso Wiener per l'errore che riduce l'uomo a meccanismo: tale apprensione costituisce probabilmente la chiave dell'intero pensiero dell'illustre scienziato. L'uomo ha disegnato il meccanismo, ma il meccanismo non ha fatto l'uomo. Questa differenza essenziale è profonda e chiara. Solo l'uomo ha creato e fatto la macchia e ciò che è stato fatto non può mai contenere il fattor, né seguendo la logica né nella sua essenza né nelle sue forme.
Secondo l'indirizzo della nostra Scuola l'equivoco nel quale possono cadere i cultori della cibernetica è quello di confondere l'informazione con la comunicazione. La macchina non informa, comunica; non è in grado di dar forma da sé per comunicare, comunica solo se e quando viene messa in moto per attuare una comunicazione. Un noto studioso di cibernetica affermò che "l'informazione è la trasmissione ad un essere cosciente di una nozione", mentre invece l'informazione è la trasmissione di una "forma" di quella nozione, forma ad essa data da un soggetto che interpreta e promuove l'informazione.
Ecco quindi che in tal modo la cibernetica, viene ad essere considerata secondo la metodologia sociale dell'informazione, quale lo studio della meccanizzazione dell'informazione, né più e né meno come la documentazione automatica fa parte della strumentazione documentaria.
Ma, sempre seguendo l'impostazione sociologica del problema, è necessario distinguere due tipi d'informazione: quella specializzata e quella volgarizzata.
La prima presenta peculiari caratteristiche e si rivolge ad un gruppo sociale altamente qualificato, per il quale l'informazione ha un valore del tutto particolare. Essa si mette in moto o al momento in cui viene richiesta, o in previsione di una richiesta.
Anche la seconda risponde ad una necessità di carattere sociale, in quanto il pubblico è avido di notizie che, direttamente o indirettamente, riguardano la sua esistenza e il suo futuro. Ma è da tener presente che, quando le notizie divengono oggetto di informazione volgarizzata, si ha sempre una riduzione o una particolare elaborazione della notizia stessa destinata a gruppi eterogenei di persone.
Partendo dai presupposti scientifici qui sopra brevemente accennati, passai all'analisi più accuratamente della tecnica della documentazione, cercando di inquadrarla con la maggiore esattezza possibile nella prospettiva generale della problematica dell'informazione.
Ebbi l'impressione che mi si fosse aperta un'ampia finestra dalla quale penetrava una corrente d'aria fresca e viva.
Pensai anzitutto che bisognava ammettere, senza eccezioni di sorta, il principio che la documentazione non ha e non può avere alcun valore se non è strettamente legata al fenomeno dell'informazione, visto sotto il profilo sociologico, sia di carattere divulgativo specializzato. Non si può infatti concepire una qualsiasi attività documentaria che non abbia quale unico suo fine quello di tenere informati, in modo diretto o indiretto, gli utenti. Tale principio ha quindi valore per qualunque tipo di azienda, pubblica o privata, grande, media o piccola che essa sia.
Sin dalle più remote epoche, sin dalle prime conquiste dell'uomo sulla natura, le creature umana si sono tramandate di generazione in generazione notizie di avvenimenti e di progressi che si venivano compiendo. Anche tali creature, certo senza un criterio metodologico e quindi in forma rudimentale, raccoglievano e conservavano, classificavano e selezionavano, diffondevano e utilizzavano ogni informazione che perveniva ai loro orecchi. D'altra parte basta riflettere che l'uomo non si è fatto nel vuoto, in un solitario monologo. L'uomo si è realizzato, sviluppato ed affermato nel dialogo con l'altro essere pesante, con il mondo al quale appartengono egli stesso e gli altri essere umani. Ed ecco perché la documentazione, tecnica-base per il fenomeno dell'informazione, viene in tal modo ad inserirsi automaticamente nel più vasto mondo della sociologia, scienza appunto che studia i fenomeni sociali, nonché i rapporti fra l'individuo e la società.
Giunto a questo punto ritenni opportuno fissare in una prima definizione i caratteri essenziali della documentazione, secondo questo mio punto di vista. Dare un'esatta definizione non è mai compito agevole, tanto meno in un settore così multiforme e che presenta tuttora confini non del tutto netti e chiari. Tuttavia tentai di individuare e caratterizzare concretamente il concetto di "metodologia della documentazione" o "documentalistica" fissandone nel modo seguente le caratteristiche essenziali.
La documentalistica rappresenta quell'insieme organico di norme procedure e tecniche del lavoro intellettuale, relative in modo particolare alle operazioni di ricerca, raccolta, analisi, selezione, sintesi, elaborazione, unificazione, diffusione e utilizzazione di qualsiasi tipo di informazione. Ciò allo scopo, unico e precipuo, di preparare, accompagnare e facilitare qualsiasi vincolo o procedimento di comunicazione su di un determinato argomento fra un promotore e un recettore di informazioni, tramite appositi strumenti, mediante l'elaborazione di particolari testi derivati, predisposti, caso per caso, dal documentatore.
Vista sotto questo profilo la documentazione viene ad abbracciare in sé tutte le così dette tecniche documentarie e cioè:
Ognuna di queste tecniche presenta sue particolari peculiarità ma ha sempre un denominatore comune: la raccolta e la diffusione delle informazioni, che la fa parte integrante di questa moderna disciplina.
Nella definizione riportata più sopra si è usata l'espressione "insieme di norme", perché si vuole indicare chiaramente che non si tratta di una confusa mescolanza di dati e di notizie disparate, ma di un corpo organico di principi, di metodi, di mezzi, anche se esecutivi. Il caso o l'empirismo del buon tempo antico viene in tal modo sostituito da elementi sicuri, riproducibili cioè a volontà in qualsiasi contingenza simile a quella esaminata.
Questo complesso di studi, di ricerche, di applicazioni, costituenti per la loro unità di fini e di metodi una disciplina perfettamente caratterizzata non è nato d'improvviso: si riscontra in esso, come in tante altre moderne discipline che man mano si vengono costituendo, il lento determinarsi e il delinearsi sempre più netto di una problematica di carattere e di indirizzo unitario.
Noi abbiamo bisogno ora non più solo di Bibliografia, Archivistica, Museografia, Riprografia, ecc. ma di Documentalistica o Metodologia documentaria, cioè di una disciplina e di una tecnica generali dell'informazione. Le conoscenze relative al Libro, al Documento, agli Archivi, ai Musei, ecc. sono state per lungo tempo nello stato nel quale era la Biologia un secolo fa. Vi erano allora numerose scienze senza legame fra di loro e che tuttavia avevano tutte quante per oggetto gli esseri viventi e la vita: Anatomia, Fisiologia, Botanica, Zoologia. La Biologia ha assicurato e coordinato tutte queste scienze particolari in una scienza generale.
Nel nostro campo invece non si è ancora riusciti a definire una scienza che abbracci l'insieme sistematico, classificato, dei dati relativi alla produzione, conservazione, circolazione, utilizzazione dell'informazione. Personalmente ritengo che, una volta creata questa nuova disciplina, ogni persona sarebbe indotta a riflettere più profondamente sulle stesse basi delle diverse branche che la compongono.
In tal modo si permetterebbero agli studiosi di esaminare i nuovi progressi scientifici in base a definizioni più generali e nello stesso tempo più approfondite, in base a necessità di carattere più ampio, ed infine in base alla padronanza di tecniche affini che, una volta unificate, potrebbero risolvere con maggior facilità problemi nuovi.
Le questioni oggetto di studio sono per loro natura molto varie e richiedono perciò un atteggiamento concreto ed equilibrato. Non si tratta di illustrare una speculazione filosofica, ma di foggiare una forma mentale atta a rendere l'informazione sempre più utile nell'evolversi della vita moderna.
Per il momento almeno la documentalistica deve essere intesa, è chiaro, solo come guida, come insieme di consigli a produrre in modo migliore, adattabili in qualsiasi circostanza ai compiti che ognuono deve svolgere. Ogni norma documentaria non può avere nulla di così categorico che l'uso non possa sempre modificare o addirittura sostituire. Per tali motivi la metodologia documentaria va intesa nella sua realtà dinamica e non nella sua staticità meccanica. Lavorare seguendo un metodo chiaro è oltretutto un segno della nostra personalità. E sotto questo aspetto la documentalistica diviene, in un certo senso, una forma di educazione, di disciplina interiore. La coscienza di compiere un lavoro veramente utile ci unisce alla società di cui facciamo parte e ci rivela pure la nostra più chiara condizione di lavoratori. Togliere il lavoratore dal disordine e dalla inconsapevolezza in cui troppe volte ancora si trova nell'espletare i suoi compiti, al fine di armonizzare la sua opera, anche se modesta ed umile, nella più ampia trama del tessuto sociale: ecco una delle finalità importanti di questa moderna metodologia.
A questo punto ci si può domandare se la metodologia documentaria nelle sue pratiche molteplici attuazione possa considerarsi o meno un "servizio pubblico". La maggior parte delle amministrazioni esplica attività di carattere documentario - il più delle volte a sua insaputa, cioè senza rendersene esatto conto! - poiché non ne può fare a meno. Gli istituti di credito e di assicurazione, gli enti del turismo, la polizia, le agenzie di borsa, gli uffici di progettazione, gli studi notarili, l'anagrafe, le società industriali e commerciali, i dicasteri, le agenzie di pubblicità, le società di esportazione, i professionisti, gli impiegati tutti, documentano e informano sia i funzionari stessi che il pubblico. Da tale constatazione si deduce che la documentazione è "un fenomeno sociale" cioè un fatto considerato quale manifestazione delle leggi che regolano la vita della società umana.
E' in base a tali criteri che si svolge annualmente il corso di documentazione presso la Scuola di Pubblicistica, attualmente denominata Scuola di Tecnica dell'informazione. Essa fornisce la cultura metodologica e tecnica specifica a che si proponga di esercitare la nuova professione di "tecnico dell'informazione". A tal fine viene impartita una preparazione propedeutica e conferito un titolo di qualificazione professionale: ai giovani che intendono acquistare nuove cognizioni di grande attualità e beneficiare di un diploma che faciliti il loro ingresso presso amministrazioni pubbliche o private; ad impiegati di enti pubblici che desiderino perfezionare i loro metodi di lavoro; a coloro che dovranno assolvere funzioni di capo ufficio stampa e propaganda presso organismi pubblici o privai; a che vorrà esercitare la professione giornalistica o quella di tecnico pubblicitario o di tecnico di public relations; a chi vorrà espletare il suo lavoro presso i così detti "servizi informazione e documentazione" o "uffici studi". La scuola fornisce altresì agli ufficiali delle Forze Armate il titolo per assolvere le funzioni di "addetto stampa".
La scuola si articola in due corsi: uno a carattere scientifico, propedeutico, l'altro a carattere tecnico che fornisce cognizioni sulle applicazioni della tecnica dell'Informazione. Nei relativi piani di attuazione essa ha per oggetto lo studio dell'Informazione, dell'Attualità o Giornalismo, della Propaganda ideologia, della Radiodiffusione e Televisione, della Pubblicità commerciale, della Documentalistica generale, della Pubblicistica militare, nonché di altre particolari tecniche di cui si servono le organizzazioni sociali moderne quali la Propaganda turistica, l'Organizzazione delle mostre e delle fiere, la Tecnica della riprografia e la Documentazione automatica, ecc.
L'attività didattica che si svolge tramite la scuola è sottoposta alla vigilanza dei competenti organi del Ministero della Pubblica Istruzione.
Dallo scorso anno sono stati svolti anche due corsi di aggiornamento sui problemi dell'informazione, ivi sempre compresi quelli della documentazione, in prevalenza destinati ai funzionari della Pubblica amministrazione. Le lezioni, della durata di 14 giorni, si sono svolti sotto gli auspici del Ministero della Riforma della Pubblica Amministrazione, del Ministero delle Finanze On.le Tremelloni, nella sua qualità di Presidente dell'Istituto per le Pubbliche Relazioni, e con il concorso del Comitato Nazionale per la produttività e del Centro nazionale studi sull'informazione. I programmi si sono articolati in quattro seminari, dedicati rispettivamente alla Documentazione, alla Propaganda ideologica, alla Pubblicità commerciale, alla Tecnica delle Pubbliche relazioni, in una serie di conferenze straordinarie e di visite guidate. Le conferenze hanno trattato dell'informazione e della documentazione nella attività politico-amministrativa dello Stato, nella sua sempre crescente attività imprenditoriale e di programmazione economica. Sono stati impiegati quindici docenti per seminari e conferenze e venti collaboratori esterni per visite guidate agli stabilimenti. Assai numerosi i partecipanti: funzionari dei Ministeri dell'Interno, del Lavoro e Previdenza sociale, delle Poste e Telecomunicazioni, dei Lavori Pubblici, nonché un folto nucleo di ufficiali delle Forze Armate. La Sezione Tecnica e applicazioni dell'informazione del Centro nazionale studi sull'informazione, di cui sono presidente,segue attentamente gli sviluppi dottrinali delle lezioni.
Per iniziativa della Commissione per il coordinamento dei programmi della documentazione e dell'informazione scientifico-tecnica, in seno al Comitato Nazionale per la produttività, si sono effettuati dal 1959 diversi corsi di aggiornamento sulla documentazione di cui alcuni dedicati agli addetti ad aziende pubbliche e private, altri a funzionari di biblioteche specializzate. I risultati ottenuti sono stati, nell'insieme, abbastanza soddisfacenti, come si è potuto rilevare dai dati raccolti alla fine di ogni corso, dal Comitato stesso. Anche in occasione dei tre congressi nazionali sui problemi della documentazione, svoltisi a Roma rispettivamente nel maggio del 1960, nel febbraio del 1962, nel giugno del corrente anno, sempre sotto gli auspici del Comitato Nazionale Produttività, è stata segnalata l'importanza e l'urgenza di affrontare seriamente il problema dell'addestramento dei documentatori. Infatti uno dei compiti precipui della citata Commissione è proprio quello di curare la formazione professionale del personale addetto a qualsiasi organo od organismo pubblico e privato nei riguardi della documentazione e dell'informazione.
Del resto anche la presente iniziativa, per la quale siamo oggi tutti qui riuniti sotto gli auspici del Gruppo di lavoro Documentazione del CSAO e in collaborazione con l'AMMA di Torino, sta a dimostrare ancora una volta quanto sia importante ed urgente affrontare e risolvere il problema della formazione dei documentalisti e del loro aggiornamento alle tecniche documentarie. A questo punto vien fatto di domandarsi se il problema si possa considerare risolto in Italia specie per quanto concerne la Pubblica Amministrazione: la risposta è no. Tuttavia non si può negare che qualcosa sia stato fatto e si stia facendo dal 1957 ad oggi, come ho cercato di indicare nella precedente parte della relazione, per venire incontro, nei limiti del possibile alle giuste e pressanti esigenze dei lavoratori. Le difficoltà di carattere pratico e teorico sono innumerevoli anche perché si deve combattere la mentalità arretrata che ancora regna in moltissimi ambienti pubblici e privati. Si cerca di negare l'utilità di queste tecniche, ignorando del tutto la loro reale indiscutibile importanza pratica. E' difficile convincere gli organi competenti che si vuol offrire un contributo a quanto lavorano negli uffici delle aziende pubbliche e private per abituarli ad uscire dalla fase empirica, fornendo loro elementi validi per una razionale impostazione del loro lavoro e facendo conoscere quali considerevoli vantaggi presenti ad esempio una sistemazione logica, una classificazione scientifica dei documenti di qualsiasi tipo. Ho cercato di parlare a volte con autorevoli personalità del mondo politico o scientifico, della necessità dell'organizzazione e del potenziamento della documentazione in Italia per averne aiuto o almeno consigli. Ho dovuto subito accorgermi che avevo sbagliato strada.
Dalla loro fisionomia, dai loro sguardi di compatimento ebbi la certezza che non mi era in nessun modo possibile richiamare la loro attenzione sull'argomento. Pareva che, guardandomi, dicessero: "Ma costui è sceso dal mondo della luna?"; quindi più di una volta, come per fare un esperimento maligno, ho mutato discorso ad un tratto ed ho parlato dei fatti del giorno. E' impossibile dire come istantaneamente l'espressione del volto si sia mutata: gli occhi si aprivano, d'un tratto fiumi di eloquenze scorrevano. Apparivo finalmente un uomo serio che viveva in questo mondo, non in quello della luna. Purtroppo, bisogna ben dirlo, fra gli ostacoli maggiori che si incontrano, specie in certi ambienti, si trova la più completa indifferenza, la più assoluta sordità.
Si auspica quindi che da un lato gli Enti organizzatori dei corsi in parola, consci dei compiti che si assumono, si facciano interpreti autorevoli presso le competenti autorità governative dell'opportunità di appoggiare tali iniziative in tutti i sensi; dall'altro lato, che tutti coloro i quali sono interessati al mondo della documentazione - e sono ben più numerosi di quanto si creda! - partecipino attivamente al suddetto addestramento professionale.
In ogni modo i corsi in parola, pur essendo impostati su criteri strettamente metodologici dovrebbero avere sempre finalità in prevalenza pratiche. Tale scopo si può raggiungere solo se, come è stato fatto finora presso il C.N.P., ogni lezione venga seguita da una discussione guidata con gli allievi, sì da dar loro modo si approfondire determinati aspetti e problemi basati o sulla esperienza personale o sulle esercitazioni eseguite. Sono convinto che anche in un'opinione, in un'osservazione non esatta ci possa sempre essere nascosto un briciolo di verità, che non deve essere soffocato, ma, al contrario, deve essere preso al volo e ben analizzato e discusso, perché molte volte contiene in sé un germe fecondo di nuove idee e di nuovi approfondimenti.
Le esercitazioni di laboratorio, le visite guidate ad Enti ben organizzati dal punto di vista documentario, dovranno sempre anch'esse accompagnare tutta la serie continuata delle lezioni.
Per quanto riguarda l'istituzione di una vera e propria Scuola nazionale di tecniche della documentazione e dell'informazione sembrerebbe che, al momento attuale, debitamente potenziata dai competenti organi ministeriali e attrezzata secondo i più moderni criteri didattici, la vigente Scuola di tecniche dell'informazione potrebbe forse assolvere questo arduo compito. Essa si dibatte oggi fra infinite gravissime difficoltà di tutti i generi, da quello economico a quello dei locali, da quello del suo pieno riconoscimento giuridico a quello della sua stessa struttura organizzativa. Ciò non esclude la possibilità che il Comitato Nazionale Produttività, sempre così attivo e sensibile ai nostri problemi, riesca ad istituire un nuovo e più moderno Centro di addestramento volto al raggiungimento di quei fini pratico-teorici indispensabili alla vita stessa di qualsiasi azienda.
Comunque, nel consacrarsi all'insegnamento della documentazione vediamo di non perdere mai di vista l'obiettivo finale che è quello di dedicare la nostra vita all'adempimento di un nostro dovere sociale: migliorare la società nella quale viviamo.